Datenschutzerklärung

Datenschutzinformation Webseite

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen, insbesondere der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), zustehenden Ansprüche und Rechte.

Diese Datenschutzinformation klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten innerhalb unserer Webseite (nachfolgend „Webseite“) auf. Die Datenschutzinformation gilt unabhängig von den verwendeten Domains, Plattformen und Geräten (z.B. Desktop, Mobile, usw.).

Personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO sind dabei alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den bei uns in Anspruch genommenen Services.

Wir verwenden in unserer Datenschutzinformation diverse weitere Begriffe im Sinne der DSGVO. Hierzu zählen Begriffe wie Verarbeitung, Einschränkung der Verarbeitung, Profiling, Pseudonymisierung, Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter, Empfänger, Dritter, Einwilligung, Aufsichtsbehörde und internationale Organisation. Art. 4 DSGVO können Sie entsprechende Begriffsbestimmungen für diese Begriffe entnehmen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlicher ist:

Hausverwaltung Vitello GmbH
Jahnstraße 9
66333 Völklingen-Luisenthal
Tel.: +49 (0) 681/96861960
Fax: +49 (0) 681/96861970
E-Mail: info@hv-vitello.de

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

ALPHATECH Consulting GmbH
Yanick Röhricht
Mainzer Straße 75
65189 Wiesbaden
Tel.: +49 (0) 681/96861960
datenschutz@hv-vitello.de
www.alphatech-consulting.de

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Nutzung unserer Webseite und ggf. unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten.

Bei der rein informatorischen Nutzung der Webseite, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie unsere Webseite aufrufen, erheben wir die folgenden Zugriffsdaten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Webseite anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Zu den Zugriffsdaten gehören die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT), Inhalt der Anforderung (d.h. Name der konkret abgerufenen Webseite), Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, jeweils übertragene Datenmenge, Referrer URL (zuvor besuchte Seite), Betriebssystem und dessen Oberfläche, Sprache und Version sowie Typ der Browsersoftware, Meldung über erfolgreichen Abruf.

Ferner erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten, sofern Sie uns z.B. per Telefon oder E-Mail kontaktieren. Personenbezogene Daten sind hier z.B. Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer und ggf. die Daten, die Sie uns als Nachricht übersenden (nachstehend „Kontaktdaten“ genannt). Je nach Art der Anfrage kann die Angabe weiterer Daten erforderlich sein. Bitte beachten Sie, dass bei der Kommunikation per E-Mail die vollständige Datensicherheit für diesen Übertragungsweg von uns nicht gewährleistet werden kann, sodass wir Ihnen bei Informationen mit hohem Geheimhaltungsbedürfnis den Postweg empfehlen.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu folgenden Zwecken und auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

3.1 Datenverarbeitung auf der Grundlage Ihrer Einwilligung

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, insbesondere zum Zweck der Werbeansprache per Telefon oder E-Mail erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind daher vom Widerruf nicht betroffen. Der Widerruf kann jederzeit ggü. uns, über die oben genannten Kontaktdaten erfolgen.

3.2 Datenverarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der Person

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Formular, Telefon oder E-Mail) werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung verarbeitet, Art. 6 Abs. 1 S 1 lit. b DSGVO.

3.3 Datenverarbeitung zur Erfüllung des Vertrages

Zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrages verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Dies umfasst insbesondere die Abwicklung der vertraglich vereinbarten Leistungen, die Kommunikation im Rahmen der Vertragsbeziehung sowie gegebenenfalls erforderliche Zahlungsabwicklungen und Abrechnungen.
Hierbei können je nach Vertragsgegenstand insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: Stammdaten (z. B. Name, Adresse, Kontaktdaten), Vertragsdaten (z. B. Vertragsinhalt, Laufzeit, Korrespondenz), sowie Abrechnungs- und Zahlungsdaten.

Die Daten werden ausschließlich für Zwecke verwendet, die unmittelbar mit der Durchführung und Abwicklung des Vertrages verbunden sind.

3.4 Datenverarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Soweit eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, erfolgt die Datenverarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.

3.5 Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritter

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ggf. zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten. Wir verfolgen dabei insbesondere folgende berechtigte Interessen:

  • Gewährleistung der IT-Sicherheit, insbesondere der Sicherheit der Webseite;
  • Verbesserung des Webangebotes hinsichtlich der Struktur und der Inhalte;
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;

3.6 Durchführung von Bewerbungsverfahren

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (per E-Mail) im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung verarbeiten wir Ihre Daten, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dort wird dann über den weiteren Ablauf entschieden. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.

Für Datenverarbeitungen, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens nicht zwingend erforderlich sind, holen wir Ihre Einwilligung ein, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

3.7 Speicherung von Daten auf Ihrem Endgerät oder Zugriff auf Daten, die sich auf Ihrem Endgerät befinden

Wir setzen auf unserer Webseite Cookies und vergleichbare Technologien ein. Wir speichern Informationen auf Ihrem Endgerät, weil dies unbedingt erforderlich ist, um Ihnen unsere Webseite zur Verfügung zu stellen, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die Datenverarbeitung erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO an der bestmöglichen Funktionalität der Webseite.

Wenn Sie unsere Webseite zum ersten Mal besuchen, werden Sie darüber hinaus gefragt, ob Sie in das Setzen technisch nicht erforderlicher Cookies und in den Einsatz vergleichbarer Technologien einwilligen möchten. Die Datenerhebung und -speicherung, sowie eine damit ggf. verbundene nachfolgende Datenverarbeitung erfolgt nur aufgrund Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, § 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

Sofern durch einzelne Cookies oder vergleichbare Technologien auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung i.d.R. gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, zur Wahrung unserer berechtigten Interessen z.B. an der bestmöglichen Funktionalität der Webseite und einer kundenfreundlichen und effektiven Ausgestaltung des Seitenbesuchs oder gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO in Folge Ihrer Einwilligung.

Weitere Informationen zum Einsatz von Cookies und vergleichbaren Technologien erhalten Sie unter dem Punkt „Cookies und vergleichbare Technologien“.

4. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu den oben genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Softwarelieferanten, Druckdienstleistungen, Beratung und Consulting. Sofern wir Daten an unsere Dienstleister weitergeben, dürfen diese die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben verwenden. Die Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen, gewährleisten ein angemessenes Datenschutzniveau und werden von uns sorgfältig kontrolliert.

Eine Weitergabe von Daten an Dritte, die nicht Auftragsverarbeiter sind, erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben die Daten der Nutzer an Dritte nur dann weiter, wenn dies z.B. auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für Vertragszwecke oder auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO an einem wirtschaftlichen und effektiven Betrieb unseres Geschäftsbetriebes erforderlich ist oder Sie in die Datenübermittlung eingewilligt haben. Bei der rein informatorischen Nutzung der Webseite geben wir grundsätzlich keine Daten an Dritte weiter.

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

5.1 Zugriffsdaten

Aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) werden Logfile-Informationen für die Dauer von maximal 30 Tagen gespeichert und danach gelöscht (siehe oben Punkt 2). Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

5.2 (Vor-)Vertragliche

Maßnahmen
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was beispielsweise auch die Anbahnung eines Vertrages über Kontaktformular oder per E-Mail umfasst.

5.3 Bewerberdaten

Bewerberdaten werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten gelöscht. Sollten wir die ausgeschriebene Stelle mit Ihnen besetzen, werden Ihre Daten in unserem Personalmanagementsystem gespeichert.

5.4 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre.

5.5 Verjährungsfristen

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Sofern Sie Ihre Rechte als Betroffener geltend machen, speichern wir die Ihnen diesbezüglich erteilte Auskunft bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist gemäß § 31 Abs. 2 Nr. 1 OWiG, § 41 Abs. 1 BDSG, Art. 83 Absatz 5 lit. b DSGVO für 3 Jahre. Dieser Zeitraum kann sich verlängern, sofern sich die gesetzliche Verjährungsfrist durch Verjährungsunterbrechungen verlängert (z.B. im Rahmen von Anfragen der Aufsichtsbehörden).

5.6 Weitere Speicherfristen

Informationen zu weiteren Speicherfristen finden Sie in den nachfolgenden Absätzen.

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Die zur Verfügung gestellten Daten werden innerhalb der Europäischen Union sowie in den USA verarbeitet. Bei einer Datenübermittlung in die USA stellen wir sicher, dass die Empfängerinnen und Empfänger der Daten nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind oder dass wir mit Empfängerinnen und Empfängern ohne Zertifizierung EU-Standarddatenschutzklauseln vereinbaren. Sofern wir die Datenübermittlung auf die EU-Standarddatenschutzklauseln stützen, werden wir zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen treffen, vor dem Hintergrund, Ihre Daten zu schützen und um ein angemessenes Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten zu erreichen. Sie haben die Möglichkeit, die EU-Standarddatenschutzklauseln in Kopie zu erhalten oder einzusehen. Gegebenenfalls werden wir für die Datenübermittlung in die USA Ihre ausdrückliche Einwilligung einholen.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat

  • das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO (d.h. Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen),
  • das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO (d.h. für den Fall, dass Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind, können Sie die Berichtigung dieser Daten verlangen),
  • das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO und das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO (d.h. Sie haben ggf. das Recht, die Löschung bzw. Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn z.B. für eine solche Verarbeitung kein legitimer Geschäftszweck mehr besteht und gesetzliche Aufbewahrungspflichten die weitere Speicherung nicht erfordern),
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO (d.h. Sie haben ggf. das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln).

Ferner können Sie Einwilligungen, grundsätzlich mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG). Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde finden Sie unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html. Wir würden es begrüßen, wenn wir Ihre Bedenken ausräumen könnten, bevor Sie sich an die Aufsichtsbehörde wenden, und bitten Sie daher, sich mit Ihrer Beschwerde zunächst an uns zu wenden.

Zusätzlich möchten wir auf Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO hinweisen:


Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Der Widerspruch kann formfrei an uns, über die oben genannten Kontaktdaten erfolgen und es fallen keine anderen als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen an.

8. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling?

Im Rahmen des Zugriffs auf unsere Webseite bzw. im Rahmen der Kontaktaufnahme per Formular oder E-Mail nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist. Wir verarbeiten Ihre Daten nicht automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling).

9. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen des Besuchs auf unserer Webseite müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Nutzung unserer Webseite technisch bzw. aus IT-Sicherheitsgründen erforderlich sind. Sofern Sie diese Daten nicht bereitstellen, können Sie unsere Webseite nicht nutzen.

Im Rahmen der Kontaktaufnahme per Formular oder E-Mail müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich sind. Andernfalls können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten.

Sofern Ihre Anfrage auf einen Vertragsabschluss abzielt oder die Angabe von Daten im Rahmen der Vertragsanbahnung erforderlich ist, kann die Nichtbereitstellung von Daten dazu führen, dass wir die beabsichtigte Anfrage nicht bearbeiten bzw. die Leistung nicht erbringen können.

10. Cookies und vergleichbare Technologien

10.1 Allgemein

Wir selbst und von uns eingesetzte Dienstleister verarbeiten auf dieser Webseite personenbezogene Daten und verwenden in diesem Zusammenhang Cookies.
Cookies werden im Browser auf dem Endgerät des Nutzers abgelegt. Sie enthalten Informationen, die zu einer besuchten Seite gespeichert werden. Das Cookie wird entweder vom Webserver an den Browser gesendet oder im Browser von einem Skript (JavaScript) erzeugt. Der Webserver kann bei späteren, erneuten Besuchen dieser Seite diese Cookie-Information direkt auslesen oder über ein Skript der Webseite die Cookie-Information an den Server übertragen. Werden Cookies gesetzt, erheben und verarbeiten diese i.d.R. im individuellen Umfang bestimmte Nutzerinformationen wie z.B. Browser- und Standortdaten sowie IP-Adresswerte. Einige dieser Cookies sind für die Funktion unserer Webseite unerlässlich, während andere Cookies uns dabei helfen, unsere Webseite zu verbessern, indem wir Einblicke in die Nutzung der Webseite durch Sie erhalten.

Beim Web-Storage erfolgt eine Speicherung von Informationen lokal im Cache Ihres Browsers. Die gespeicherten Informationen werden entweder nach dem Schließen des Browser-Fensters automatisch wieder gelöscht („Session-Storage“) oder bleiben weiterhin bestehen, damit sie beim erneuten Besuch der Webseite wieder ausgelesen werden können („Local Storage“), sofern Sie Ihren Browser-Cache („Browserdaten“) nicht löschen.

Sie können die Speicherung von Cookies jeweils individuell über die Einstellungen Ihres Browsers verbieten (über die Hilfe-Seite des Browsers erfahren Sie, wie Sie die Cookie-Behandlung einstellen können). Eine Hilfestellung zur Cookie-Verwaltung in den gängigsten Browsern finden Sie unter den nachfolgenden Adressen:

Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung von Cookies zu Funktionseinschränkungen dieser Webseite führen kann.
Über den konkreten Einsatz der o.g. Technologien, sowie über den Umfang der jeweils erhobenen Informationen informieren wir Sie innerhalb der nachstehenden Absätze.

11. Dienste

11.1 Google-Dienste

Wir nutzen auf unserer Webseite Dienste der Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“).

Bei der Nutzung der u.g. Google Dienste werden die in diesem Zusammenhang erhobenen Daten in der Regel an einen Server in den USA übermittelt.

Die Datenerhebung und -speicherung erfolgt gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG, die nachfolgende Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO nur aufgrund Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Ihre Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Einwilligungseinstellungen widerrufen.

Nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten erhalten sie in den nachstehenden Absätzen. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch Google finden Sie in der Datenschutzinformation von Google unter http://www.google.de/policies/privacy/.

11.1.2 Google Street View (Virtueller 360° Rundgang)

Auf unserer Webseite ist ein virtueller 360° Rundgang durch unsere Räumlichkeiten mittels Google Street View eingebunden, ein Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“).
Google Street View ist so eingebunden, dass Daten über Sie als Nutzer erst dann an Google übermittelt werden, wenn Sie den Rundgang aktiv durch Anklicken starten. Auf die dann stattfindende Datenübermittlung an Google haben wir keinen Einfluss. Google setzt in diesem Zusammenhang Cookies, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden können.
Im Rahmen dieses Dienstes verarbeitet Google insbesondere die IP-Adresse, den geografischen Standort, Browser- und Geräteinformationen, die Referrer-URL, den Zeitpunkt des Aufrufs sowie allgemeine Nutzungsdaten. Wenn Sie über ein Google-Konto verfügen und zum Zeitpunkt des Besuchs unserer Webseite dort eingeloggt sind, kann Google die erhobenen Daten Ihrem Konto zuordnen. Wenn Sie dies nicht wünschen, müssen Sie sich vor der Nutzung des Rundgangs aus Ihrem Google-Konto ausloggen. Google speichert die Daten jedoch auch unabhängig davon, ob ein Nutzerkonto besteht, erstellt Nutzungsprofile und wertet diese zu Zwecken der Marktforschung und personalisierten Werbung aus. Ein Opt-Out von personalisierter Werbung ist unter https://myadcenter.google.com/ möglich.
Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter: https://policies.google.com/privacy.

11.2 Registrierung und Nutzung des Kundenportals etg24

Wir stellen unseren Immobilieneigentümern über die etg24 GmbH, Curiestraße 2, 70563 Stuttgart („etg24“), ein Kundenportal zur Verfügung. Das Kundenportal ermöglicht den Zugriff auf objektspezifische Dokumente und Informationen, die Kommunikation mit der Hausverwaltung sowie die Nutzung weiterer digitaler Verwaltungsdienste.

Für die Nutzung des Kundenportals ist eine Registrierung erforderlich. Hierbei verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten: Vor- und Nachname, gewünschte Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (privat und geschäftlich), Objektdaten (z. B. Wohnungsnummer, Eigentümernummer). Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, da sie für die Einrichtung und Nutzung des Kundenportals sowie zur Erfüllung unserer Verwaltungsleistungen erforderlich ist.

Im Rahmen der Nutzung des Kundenportals werden zusätzlich folgende Daten verarbeitet:

  • Logindaten (Benutzername, Passwort – verschlüsselt gespeichert)
  • technische Protokolldaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, genutzte Funktionen)
  • ggf. Kommunikationsinhalte, die Sie über das Portal an uns übermitteln

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zum Zweck der Bereitstellung und Nutzung des Kundenportals, der Gewährleistung der IT-Sicherheit sowie zur Kommunikation mit Ihnen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertragsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb des Kundenportals).

Das Kundenportal wird technisch durch die etg24 GmbH bereitgestellt. Mit der etg24 GmbH haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

Ihre Daten werden so lange gespeichert, wie Sie für die Nutzung des Kundenportals registriert sind und die Daten zur Erfüllung der Verwaltungsaufgaben erforderlich sind. Nach Beendigung der Nutzung bzw. nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten werden die Daten gelöscht.

Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch etg24 entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung von etg24, abrufbar unter: https://app.etg24.de/app/data-protection .

11.3 Wertermittlungstool

Auf unserer Webseite bieten wir Ihnen die Möglichkeit, eine unverbindliche Wertermittlung Ihrer Immobilie vorzunehmen. Im Rahmen der Nutzung dieses Tools verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, um Ihnen eine erste Einschätzung zu ermöglichen und gegebenenfalls Kontakt mit Ihnen aufzunehmen.

Im Rahmen der Nutzung des Wertermittlungstools erheben wir Angaben zum Immobilientyp, Flächenmaß, zur Lage, Ihrer Preisvorstellung sowie Ihre Kontaktdaten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer).

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zur Erstellung einer Immobilienbewertung und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

Die Daten werden innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich von den zuständigen Mitarbeitern verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung.

Wir speichern Ihre Daten solange, wie dies zur Durchführung der Wertermittlung und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist. Sofern es zu keinem weiteren Kontakt oder Vertragsverhältnis kommt, löschen wir Ihre Daten nach Wegfall des Zwecks.

12. Unsere Social Media Präsenzen

Sie finden uns mit Präsenzen innerhalb sozialer Netzwerke und Plattformen, damit wir auch dort mit Ihnen kommunizieren und sie dort über unsere Leistungen informieren können.

Wir weisen darauf hin, dass Ihre Daten bei Nutzung der Social Media Netzwerke bzw. Plattformen auch außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden können und dass die Anbieter der Sozialen Netzwerke die Daten im Regelfall für Marktforschungs- und Werbezwecke verarbeitet. Aus dem Nutzungsverhalten und sich daraus ergebenden Interessen der Nutzer können Nutzungsprofile erstellt werden. Diese Nutzungsprofile können wiederum verwendet werden, um z. B. Werbeanzeigen innerhalb und außerhalb der Plattformen zu schalten, die mutmaßlich den Interessen der Nutzer entsprechen. Hierfür werden u.U. Cookies und vergleichbare Technologien auf dem Endgerät der Nutzer gespeichert, in denen das Nutzungsverhalten und die Interessen der Nutzer gespeichert werden. In diesen Nutzungsprofilen können auch anderweitige Daten gespeichert werden, insbesondere wenn die Nutzer Mitglieder der jeweiligen Plattformen sind und bei diesen eingeloggt sind.

Wir verlinken auf unserer Webseite lediglich auf unsere Unternehmensprofile bei den jeweiligen sozialen Netzwerken. Beachten Sie jedoch, dass beim Klick auf einen Link zu den sozialen Netzwerken Daten zu deren Servern übertragen werden. Sind Sie bei dem jeweiligen sozialen Netzwerk zu diesem Zeitpunkt mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort eingeloggt, wird dorthin die Information übertragen, dass Sie von unserer Webseite aus unser Unternehmensprofil bei dem jeweiligen sozialen Netzwerk besucht haben und der jeweilige Anbieter kann diese Information in Ihrem Benutzerkonto speichern.

Wir haben grundsätzlich keinen maßgeblichen Einfluss auf die Datenverarbeitung der sozialen Netzwerke. Wir erhalten von den Anbietern jedoch Statistiken über die Nutzung und Besuche unserer Unternehmensprofile in den sozialen Netzwerken (z.B. Angaben über Anzahl der Aufrufe, Interaktionen wie Likes und Kommentare sowie zusammengefasste demografische und andere Informationen oder Statistiken). Nähere Informationen zu den von den Anbietern genutzten Daten finden Sie in den unten verlinkten Datenschutzinformationen der Anbieter.

Soweit wir von Ihnen über die sozialen Netzwerke personenbezogene Daten erhalten (z.B. im Rahmen einer Nachricht) und diese ausschließlich selbst verarbeiten, sind wir Verantwortlicher für die Datenverarbeitung. In diesem Fall stehen Ihnen diesbezüglich die in dieser Datenschutzinformation oben genannten Rechte zu. Sie können Ihre Anfragen im Hinblick auf die Datenverarbeitung im Rahmen unserer Unternehmensprofile an uns über die oben genannten Kontaktdaten richten. Bitte prüfen Sie sorgfältig, welche personenbezogenen Daten Sie mit uns über soziale Netzwerke teilen.

Soweit die von Ihnen über das soziale Netzwerk übermittelten Daten auch oder ausschließlich von dem Anbieter des sozialen Netzwerks verarbeitet werden (Insights-Daten), ist neben uns auch der jeweilige Anbieter Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO. Die Datenverarbeitung erfolgt insoweit auf Grundlage einer Vereinbarung zwischen gemeinsam Verantwortlichen gemäß Art. 26 DSGVO.

Sollten Sie diesbezüglich Rechte gegenüber dem Anbieter des sozialen Netzwerks geltend machen wollen, können Sie sich hierfür am einfachsten direkt an die jeweiligen Anbieter wenden. Der Anbieter kennt sowohl die Details zum technischen Betrieb der Plattform und die damit verbundene Datenverarbeitung als auch die konkreten Zwecke der Datenverarbeitung. Die Kontaktdaten finden sich jeweils in den unten verlinkten Datenschutzinformationen. Gern unterstützen wir Sie auch bei der Geltendmachung Ihrer Rechte, soweit es uns möglich ist.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer erfolgt grundsätzlich auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Rechtsgrundlage ist zudem Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, wenn wir Ihre Daten im Rahmen einer vertragsbezogenen Anfrage über unsere Social-Media-Präsenz erhalten und verarbeiten. Rechtsgrundlage für die Verlinkung und den Betrieb unserer Unternehmensprofile in den sozialen Netzwerken einschließlich des Erhalts der Statistiken über die Nutzung unserer Unternehmensprofile ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO basierend auf unserem berechtigten Interesse an unserer Unternehmenskommunikation in den jeweiligen sozialen Netzwerken.

Für Informationen über die jeweiligen Verarbeitungen und die jeweiligen Widerspruchsmöglichkeiten verweisen wir auf die nachfolgend verlinkten Datenschutzinformationen der Anbieter:

Datenschutzinformation gemäß Artikel 13, 14 DS-GVO (Mieterschaft/Mietinteressierte)

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen, insbesondere der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), zustehenden Ansprüche und Rechte. Personenbezogene Daten im Sinne der DS-GVO sind dabei alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen. Wir verwenden in unserer Datenschutzinformation weitere Begriffe im Sinne der DS-GVO. Artikel 4 DS-GVO können Sie entsprechende Begriffsbestimmungen für diese Begriffe entnehmen.

1. Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Hausverwaltung Vitello GmbH
Jahnstraße 9
66333 Völklingen-Luisenthal
Tel.: +49 (0) 681/96861960
Fax: +49 (0) 681/96861970
E-Mail: info@hv-vitello.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

ALPHATECH Consulting GmbH

Yanick Röhricht
Mainzer Straße 75
65189 Wiesbaden
datenschutz@hv-vitello.de
www.alphatech-consulting.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

a) Verarbeitung im Rahmen der Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Entscheidung über die Begründung eines Mietvertrages (oder: Pachtvertrages) sowie nach Begründung eines Vertrages für dessen Durchführung, zur Erfüllung der sich aus einem Gesetz ergebenden Pflichten und zur Beendigung des Vertrages, Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO.

Für die Begründung des Mietverhältnisses erheben wir Ihre Daten im Rahmen einer Selbstauskunft zusammen mit der Zurverfügungstellung einer Ausweiskopie (wird nach Einsicht wieder vernichtet), einer Mietschuldenfreiheitsbescheinigung Ihres Vor-Vermieters bzw. Ihrer Vor-Vermieterin und einem Einkommensnachweis.

Nach Abschluss eines Mietvertrags verarbeiten wir Ihre Daten zur Durchführung des Mietvertrags und hier insbesondere für die Vertragsverwaltung inklusive der Abrechnung von Mietzahlungen (Kaltmiete und Mietnebenkosten) sowie ggf. zur Verwaltung und Beauftragung von Bau- und Reparaturmaßnahmen (hierfür übermitteln wir z.B. Handwerksunternehmen Ihre Adresse und Telefonnummer). Für die Verwaltung der Mietverträge wird eine entsprechende Verwaltungssoftware eingesetzt. Wenn Sie uns einen Schaden an unseren Objekten melden, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Durchführung der Reparatur im Rahmen Ihres Mietverhältnisses und/oder zur Instandhaltung und Modernisierung (Wahrung berechtigter Interessen, Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO) unserer Mietobjekte. Sofern Reparaturen oder Baumaßnahmen nicht durch uns durchgeführt werden können, übermitteln wir Ihre Schadensmeldung an entsprechende Gewerke und geben zwecks direkter und zügiger Abstimmung mit Ihnen Ihre Kontaktdaten (Telefon, E-Mail) an diese weiter.

Bei Beendigung des Mietvertrags verarbeiten wir Ihre Daten u.a. zur Abrechnung der Nebenkosten und zur Auszahlung der Kaution.

b) Verarbeitung auf der Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung

Zudem unterliegen wir rechtlichen Verpflichtungen bzw. gesetzlichen Anforderungen. Hierbei handelt es sich insbesondere um die Erfüllung steuerrechtlicher Aufbewahrungs-, Kontroll- und Meldepflichten Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c, e DS-GVO.

Die Daten von mitziehenden Personen werden gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit c DS-GVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Bundesmeldegesetz erhoben.

c) Verarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Hierzu gehören folgende Datenverarbeitungen:

  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, u.a. behalten wir uns das Recht vor Ihre Daten im Rahmen eines erfolglosen Mahnverfahrens an eine beauftragte Anwaltskanzlei zu übermitteln;
  • Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit
  • Übermittlung des, zum Zeitpunkt der Wohnungsübergabe, dokumentierten Strom- / Gas-Zählerstands an unseren Versorgungsvertragspartner, um die ordnungsgemäße An- und Abmeldung für den Zeitraum des Leerstands der Wohnung durchführen zu können;
  • Konsultationen von und Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken im Vermietungsbetrieb, ggf. Einsicht in öffentliche Verzeichnisse wie das Schuldnerverzeichnis.Die Überprüfung von Privatpersonen im Rahmen der Verwaltung von Mietinteressenten erfolgt über die Euforma AG, Hülchrather Straße 15, 50670 Köln, sowie die SCHUFA Holding AG, Kormoranweg 5, 65201 Wiesbaden. Die Datenverarbeitung dient ausschließlich der Bonitätsprüfung und Bewertung der Zahlungsfähigkeit. Weitere Informationen zu den jeweiligen Dienstleistern und zur Bildung von Scorewerten finden Sie unter:
  • Bitte beachten Sie: die Entscheidung über die Begründung eines Mietverhältnisses wird nicht ausschließlich auf den, von den o.g. Dienstleistern bereitgestellten, Bonitätsscore gestützt. Vielmehr ziehen wir die von Ihnen bereitgestellten Dokumente wie Einkommensnachweise, die Mietschuldenfreiheitsbescheinigung Ihres Vor-Vermieters bzw. Ihrer Vor-Vermieterin und Ihre Selbstauskunft sowie bereits vorhandene Informationen über Sie als Mieterin bzw. Mieter für unsere Entscheidung heran.

Anfragen Dritter zur Wahrung des berechtigten Interesses einer dritten Stelle werden durch die Hausverwaltung Vitello GmbH beantwortet, wenn Dritte das Vorhandensein eines berechtigten Interesses bekunden und bestätigen, dass keine schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person dieser Übermittlung entgegenstehen.

d) Verarbeitung auf der Grundlage Ihrer Einwilligung

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Speicherung Ihrer Daten für zukünftige Mietangebote, Weitergabe von Daten an Dritte, Versand von Newslettern, Direktwerbung) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

4. Empfänger der Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Artikel 28 DS-GVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien Abrechnungsstellen, Gewerke für Bau- und Reparaturmaßnahmen, Dienstleistungsunternehmen mit Hausmeistertätigkeiten, Kassierer der Garagen- oder Gartenkomplexe (bei Garagen- oder Gartennutzung), Ableseunternehmen (wie z.B. Techem u.a.), Labore zur Untersuchung des Wassers auf Legionellen, IT-Dienstleistungen u.a. zur Wartung unserer Hard- und Software, Logistik bzw. Briefversand und Inkasso.

Sofern wir Unternehmen zur Auftragsverarbeitung einsetzen, um unsere Leistungen bereitzustellen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.

Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben Ihre Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies z.B. auf Grundlage des Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO für Vertragszwecke erforderlich ist, auf Grundlage berechtigter Interessen gem. Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DS-GVO an einem wirtschaftlichen und effektiven Betrieb unseres Geschäftsbetriebes oder Sie in die Datenübermittlung eingewilligt haben. Unter diesen Voraussetzungen können personenbezogene Daten z.B. an folgende Empfängerinnen und Empfänger weitergegeben werden:

  • Steuerberatung (z.B. zur Durchführung und Einsicht in unsere Buchhaltung)
  • Rechtsanwälte und Gerichte zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Banken und Sparkassen z.B. zur Durchführung des Lastschriftverfahrens oder der Kautionslegung
  • Jobcenter und Meldebehörde gem. § 19 BMG auf deren Anfrage (z.B. Auskunft über die in der Wohnung lebenden Personen)
  • Ablese- und Abrechnungsunternehmen sowie Versorgungsunternehmen z.B. als Grundversorger Ihre Wohnung nach Ihrem Einzug
  • andere Mieterinnen und Mieter (z.B. zur Begründung von Mieterhöhungen im Wege der Vergleichsmietenerhöhung)
  • Mietinteressierte (z.B. zur Besichtigung der Wohnung, bevor Sie aus unserer Wohnung ausziehen)
  • Käuferinnen bzw. Käufer und Kaufinteressierte von Immobilien (z.B. zur Vereinbarung eines Besichtigungstermins)
  • Auskunfteien (z.B. Creditreform, CRIF)
  • Behörden/Finanzamt
  • Gebäudeversicherung und Haftpflichtversicherung
  • Liefer-, Dienstleistungs-, Hausdienstleistungs- und Handwerksunternehmen, soweit diese keine Unternehmen zur Auftragsverarbeitung sind (z.B. zur Durchführung einer Reparatur in Ihrer Wohnung)
  • Statistisches Landesamt im Rahmen des ZENSUS
  • Stadt Saarbrücken zur Erstellung des Mietspiegels

5. Verarbeitung der Daten in einem Drittland

Die Datenverarbeitung findet ausschließlich in den Mitgliedsstaaten der Europäischen Union statt. Eine Übermittlung in Drittstaaten ist nicht geplant.

6. Dauer der Speicherung der Daten (Mietinteressierte)

Sofern wir Ihnen nach Prüfung der Unterlagen keinen Mietvertrag anbieten oder Sie nicht am Abschluss eines Mietvertrags mit uns interessiert sind und Sie uns keine Einwilligung zur weiteren Speicherung erteilt haben, löschen wir Ihre bei uns gespeicherten Daten grundsätzlich nach 6 Monaten gerechnet vom Zeitpunkt unserer oder Ihrer Ablehnung des Mietvertrags. Ihre überlassenen Unterlagen erhalten Sie zurück. Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung der Unterlagen für 6 Monate ist unser berechtigtes Interesse (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO) an der Verteidigung gegen die Geltendmachung von Ansprüchen durch Mietinteressierte, insbesondere gemäß Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

7. Dauer der Speicherung der Daten (Mieterdaten)

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was beispielsweise auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Mietvertrages umfasst.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre. Beispielsweise müssen wir u.a. den Mietvertrag, der Ihre personenbezogenen Daten enthält, mindestens zehn Jahre lang – gerechnet vom Ende des Mietvertrags – aufbewahren.

In manchen Fällen beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

8. Rechte von Betroffenen

Jede betroffene Person hat ein

  • Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO
  • Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO
  • Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO
  • Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DS-GVO
  • Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, Artikel 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG

Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde finden Sie unter
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Ferner können Sie Einwilligungen, grundsätzlich mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen.

Zusätzlich möchten wir auf Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO hinweisen:


Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DS-GVO, das wir zur Fragebogenauswertung oder für Werbezwecke einsetzen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und es fallen keine anderen als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen an. Der Widerspruch ist an die oben angegebenen Kontaktdaten zu richten.

Diese Rechte können in Textform direkt gegenüber uns oder durch Kontaktaufnahme zu dem Datenschutzbeauftragten geltend gemacht werden.

9. Erforderlichkeit der Datenverarbeitung

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung eines Mietvertrags erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss eines Mietvertrags ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen. Sofern eine Angabe freiwillig erfolgen kann, haben wir diese Angabe im jeweiligen Erhebungs-Formular entsprechend gekennzeichnet.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-GVO inkl. Profiling besteht nicht.

10. Datenkategorien und Herkunft der Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten.

Darüber hinaus erhalten wir Ihre Daten ggf. von folgenden Quellen:

  • Einwohnermeldeämter
  • Auskunfteien
  • öffentliche Verzeichnisse

Es handelt sich dabei um folgende Kategorien von Daten:

  • allgemeine Personendaten: Name, Vor-Anschrift und weitere Anschriften innerhalb der letzten 3 Jahre, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Vorliegen einer Aufenthaltsgenehmigung
  • Daten zum Wohnungswunsch: Ort, Lage, Wohnfläche, Zimmerzahl, Bezugstermin, Stellplatz, Gesamtmietbelastung
  • weitere Daten: aktuelle Tätigkeit, Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber, verfügbares Einkommen / monatliches Nettoeinkommen, zum Haushalt gehörende Personen, beabsichtigte Tierhaltung, Nachweis für Hundehalterpflicht einschließlich Versicherung, Wohnberechtigungsschein, Informationen über erwirkte Räumungstitel, Information, ob Abgabe eidesstattliche Versicherung erfolgt, Auskunft über Insolvenzverfahren, Kontodaten
  • Auskunftsangaben von Dritten wie z.B. Auskunfteien oder öffentlichen Verzeichnissen
  • Vertragsdaten: hierunter fallen alle Daten, die im Rahmen der laufenden Vertragsbeziehung ggf. erhoben und verarbeitet werden, insbesondere Informationen zum Vertragsverhältnis, z. B. Objekt, Vertragsbeginn und -laufzeit, vertragliche Vereinbarungen, die Ihrem Haushalt zugeordnete Marktlokations-ID, sonstige anfallende Kommunikation.

11. Verarbeitung zu einem anderen Zweck

Eine Weiterverarbeitung für einen anderen Zweck über die Vertragserfüllung hinaus erfolgt ausschließlich zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Vorhaltepflichten.

Datenschutzinformation für Immobilieneigentümer gemäß Artikel 13 DS-GVO

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen, insbesondere der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), zustehenden Ansprüche und Rechte. Personenbezogene Daten im Sinne der DS-GVO sind dabei alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen. Wir verwenden in unserer Datenschutzinformation weitere Begriffe im Sinne der DS-GVO. Artikel 4 DS-GVO können Sie entsprechende Begriffsbestimmungen für diese Begriffe entnehmen.

1. Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Hausverwaltung Vitello GmbH
Jahnstraße 9
66333 Völklingen-Luisenthal
Tel.: +49 (0) 681/96861960
Fax: +49 (0) 681/96861970
E-Mail: info@hv-vitello.de

2. Datenschutzbeauftragter der Hausverwaltung

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
ALPHATECH Consulting GmbH
Yanick Röhricht
Mainzer Straße 75
65189 Wiesbaden
datenschutz@hv-vitello.de
www.alphatech-consulting.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

a) Verarbeitung im Rahmen der Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Verträge mit Ihnen anzubahnen, abzuschließen, durchzuführen und zu beenden. Hierzu gehören insbesondere:

  • Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG-Verwaltung)
  • Mietverwaltung für Objekte, deren Eigentümer Sie sind
  • Sondereigentumsverwaltung
  • Vermittlung beim Immobilienverkauf (Maklertätigkeit)
  • Vermietungsservice / Immobilienvermietung für Ihre Objekte

Im Rahmen der vorvertraglichen Phase verarbeiten wir die uns übermittelten bzw. bekanntgegebenen personenbezogenen Daten nur insoweit, wie dies für die Begründung des jeweiligen Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, insbesondere zur Durchführung des Vertrags sowie zur Wahrung der rechtlichen, baulichen, technischen und finanziellen Interessen der Wohnungseigentümergemeinschaft sowie der Sondereigentümer.

Im Rahmen der Wohnungseigentumsverwaltung kommen insbesondere folgende Datenverarbeitungen vor:

  • Führen der Eigentümerliste
  • Erstellung der Hausgeldabrechnungen
  • Erfassung und Abrechnung von Heiz- und Wasserkosten
  • Buch- und Kontoführung, Zahlungsabwicklung (z. B. Einzug von Hausgeldern und Sonderumlagen)
  • Aufstellung von Wirtschafts- und Investitionsplänen
  • Instandhaltungsmanagement und Umsetzung von Instandsetzungsmaßnahmen
  • Kautionsmanagement, soweit einschlägig
  • Einberufung und Durchführung von Eigentümerversammlungen, Erstellung von Niederschriften und Beschlusssammlungen
  • Korrespondenz und Kommunikation mit sämtlichen Eigentümern, Beiräten sowie Dienstleistern und Handwerksunternehmen
  • Abschluss und Verwaltung von Versicherungsverträgen (z. B. Gebäude-, Haftpflichtversicherung)
  • Vorbereitung und Organisation von TÜV-, Brandschutz- und Blitzschutzprüfungen
  • Abwicklung von Schadensfällen einschließlich Einschaltung von Sachverständigen
  • Im Rahmen der Miet- und Sondereigentumsverwaltung für Ihre Objekte verarbeiten wir insbesondere:
  • Daten zur Anbahnung und Durchführung von Mietverträgen über Ihr Objekt (in Ihrem Namen bzw. Auftrag)
  • Verwaltung von Miet- und Nebenkostenzahlungen, Erstellung von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen
  • Führung von Mietkonten und Kautionskonten
  • Abnahme und Übergabe von Wohnungen bzw. Gewerbeeinheiten oder Stellplätzen (einschließlich Erfassung von Zählerständen)
  • laufende Korrespondenz und Kommunikation mit Ihnen als Eigentümer sowie mit von Ihnen beauftragten Dienstleistern

Im Rahmen des Immobilienverkaufs (Maklertätigkeit) für Ihre Immobilie verarbeiten wir insbesondere:

  • Ihre Eigentümer- und Objektdaten zur Durchführung einer Marktwertanalyse
  • Daten zur Erstellung und Bearbeitung von Verkaufsunterlagen (Exposé mit Fotos, Grundrissen, Objektbeschreibung)
  • Daten für die Veröffentlichung von Objektinformationen auf Immobilienportalen sowie auf unserer Website
  • Daten zur Bearbeitung von Anfragen von Kaufinteressenten und zur Organisation individueller Besichtigungen
  • Daten zur Vorbereitung von Kaufverträgen und zur Abstimmung mit Notaren
  • Daten zur Durchführung der Objektübergabe an den Käufer

Im Rahmen der Immobilienvermietung (Vermietungsservice) für Ihre Immobilie verarbeiten wir insbesondere:

  • Objektdaten zur Erstellung von Vermietungsanzeigen und Exposés
  • Daten zum gewünschten Mieterkreis (z. B. Vorgaben Ihrerseits)
  • Daten zur Bearbeitung von Anfragen von Mietinteressenten und Organisation von Besichtigungen
  • Daten zur Vorbereitung und Erstellung von Mietverträgen
  • Daten zur Organisation und Dokumentation der Wohnungsübergabe

Bei Beendigung von Vertragsverhältnissen (z. B. Verwaltungsvertrag, Maklervertrag) verarbeiten wir Ihre Daten, um Sie über alle mit der Vertragsbeendigung verbundenen Schritte zu informieren, Schlussabrechnungen zu erstellen, etwaige Kautions- und Zahlungsabwicklungen vorzunehmen und Ansprüche durchzusetzen oder abzuwehren.

b) Verarbeitung auf der Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung

Zudem unterliegen wir verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen. Hierbei handelt es sich insbesondere um Pflichten aus:

  • Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO)
  • Wohnungseigentumsgesetz (WEG)
  • Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB)
  • Heizkostenverordnung
  • Geldwäschegesetz (GwG)
  • sonstigen öffentlich-rechtlichen Vorschriften (z. B. Zensusgesetz, Vorschriften der Gemeinden zur Mietspiegelbildung)

Insbesondere im Falle der Begründung einer Geschäftsbeziehung, bei bestimmten Transaktionen (z. B. Immobilienkaufverträgen) im Wert von 15.000 EUR oder mehr sowie bei Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung oder bei Zweifeln an Identitätsangaben kann es bei natürlichen Personen zur Erhebung und Speicherung der Identitätsdaten durch Einsicht und Kopie des Ausweisdokuments, bei juristischen Personen zur Erhebung und Speicherung eines Handelsregisterauszugs und einer Gesellschafterliste durch uns oder unsere beauftragten Immobilienmakler kommen.

c) Verarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Hierzu gehören folgende Datenverarbeitungen:

  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten (z. B. Übermittlung von Daten an Rechtsanwälte und Gerichte, nach erfolglosem Mahnverfahren);
  • Durchführung eines effizienten Mahnwesens bei Zahlungsrückständen
  • Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit zur ordnungsgemäßen Instandhaltung und Gefahrenabwehr (i.Vm. §§ 14, 18 WEG)
  • Übermittlung des, zum Zeitpunkt der Wohnungsübergabe, dokumentierten Strom- / Gas-Zählerstands an unseren Versorgungsvertragspartner, um die ordnungsgemäße An- und Abmeldung für den Zeitraum des Leerstands der Wohnung durchführen zu können;
  • Konsultationen von und Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken
  • Anfragen Dritter zur Wahrung des berechtigten Interesses einer dritten Stelle werden durch die Hausverwaltung Vitello GmbH beantwortet, wenn Dritte das Vorhandensein eines berechtigten Interesses bekunden und bestätigen, dass keine schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person dieser Übermittlung entgegenstehen.

d) Verarbeitung auf der Grundlage Ihrer Einwilligung

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Dies kann z. B. betreffen:

  • Speicherung Ihrer Daten über die Dauer eines konkreten Auftrags hinaus für zukünftige Angebote (z. B. weitere Verwaltungs- oder Makleraufträge)
  • Weitergabe Ihrer Kontaktdaten an von Ihnen gewünschte Dritte (z. B. Finanzierungsvermittler, Versicherungsunternehmen)
  • Versand von Newslettern und sonstigen werblichen Informationen
    Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird, hierdurch nicht berührt.

4. Empfänger der Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Artikel 28 DS-GVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen u.a. zur Wartung unserer Hard- und Software, Logistik bzw. Consulting und Inkasso. Sofern wir Auftragsverarbeiter einsetzen, um unsere Leistungen bereitzustellen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.
Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben Ihre Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies z.B. auf Grundlage des Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO für Vertragszwecke erforderlich ist, auf Grundlage berechtigter Interessen gem. Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DS-GVO an einem wirtschaftlichen und effektiven Betrieb unseres Geschäftsbetriebes oder Sie in die Datenübermittlung eingewilligt haben. Unter diesen Voraussetzungen können personenbezogene Daten z.B. an folgende Empfängerinnen und Empfänger weitergegeben werden:

  • Steuerberatung (z. B. zur Durchführung und Einsicht in unsere Buchhaltung)
  • Rechtsanwälte und Gerichte zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Banken und Sparkassen (z. B. zur Durchführung des Lastschriftverfahrens, Kautionsanlagen, Zahlungen)
  • Miteigentümer (z. B. in Form einer Eigentümerliste zur Wahrnehmung des Einsichtsrechts sowie zur ordnungsgemäßen Verwaltung der Gemeinschaft)
  • Käufer und Kaufinteressierte von Immobilien (z. B. zur Vereinbarung von Besichtigungsterminen und zur Vorbereitung des Kaufvertrages)
  • Notare (z. B. zur Vorbereitung und Beurkundung von Kaufverträgen oder zur Beglaubigung von Erklärungen)
  • Auskunfteien (z. B. SCHUFA, Creditreform, CRIF)
  • Behörden/Finanzamt
  • Meldebehörden (z. B. im Zusammenhang mit gesetzlichen Meldepflichten)
  • Statistisches Landesamt im Rahmen des ZENSUS
  • Stadt Saarbrücken oder andere Gemeinden zur Erstellung des Mietspiegels oder zur Erfüllung entsprechender Auskunftspflichten
  • Gebäude- und Haftpflichtversicherer sowie weitere Versicherer im Zusammenhang mit der Verwaltung und Schadensabwicklung
  • Energieversorgungsunternehmen (z. B. Strom-, Gas- oder Fernwärmeversorger)
  • Liefer-, Dienstleistungs-, Hausdienstleistungs- und Handwerksunternehmen (z. B. Bau- und Reparaturgewerke, Hausmeisterdienste, Reinigungsunternehmen), soweit diese keine Auftragsverarbeiter sind, zur Erfüllung von Instandhaltungs-, Wartungs- und Reparaturaufträgen
  • Ablesedienstleister (z. B. ISTA)
  • Labore zur Untersuchung des Wassers auf Legionellen
  • Sachverständige und Fachberater (z. B. Gutachter, Architekten, Finanzberater), soweit deren Einbindung für die Verwaltung, den Verkauf oder die Vermietung Ihrer Immobilie erforderlich ist
  • ggf. neue Hausverwaltungen bzw. Rechtsnachfolger, an die im Falle eines Verwalterwechsels die zur weiteren Verwaltung notwendigen Unterlagen und Daten übergeben werden

Wir beschränken die Weitergabe Ihrer Daten auf das für die jeweilige Aufgabe notwendige Maß und tragen so dem Grundsatz der Datenminimierung Rechnung.

5. Verarbeitung der Daten in einem Drittland

Die Datenverarbeitung findet grundsätzlich ausschließlich in den Mitgliedsstaaten der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums statt. Eine Übermittlung in Drittstaaten ist derzeit nicht geplant. Sollte in Einzelfällen doch eine Übermittlung in ein Drittland erforderlich werden, erfolgt diese nur unter Beachtung der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO (z. B. auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien).

6. Dauer der Speicherung der Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrags (z. B. Verwaltungsvertrag, Maklervertrag) umfasst.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre.
Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. BGB in der Regel drei Jahre, in Einzelfällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.
Soweit wir im Rahmen der Verwaltung oder Vermarktung Ihrer Immobilie auch Daten Dritter (z. B. Mieter, ehemalige Mieter, Interessenten) verarbeiten, erfolgt die Speicherung dieser Daten grundsätzlich nur solange, wie es für die Erfüllung der Aufgaben im Zusammenhang mit Ihrer Immobilie und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

7. Rechte von Betroffenen

Jede betroffene Person hat ein

  • Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO
  • Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO
  • Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO
  • Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DS-GVO
  • Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, Artikel 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG

Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde finden Sie unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Ferner können Sie Einwilligungen, grundsätzlich mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen.

Zusätzlich möchten wir auf Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO hinweisen:

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DS-GVO, das wir zur Fragebogenauswertung oder für Werbezwecke einsetzen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und es fallen keine anderen als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen an. Der Widerspruch ist an die oben angegebenen Kontaktdaten zu richten.

Diese Rechte können in Textform direkt gegenüber uns geltend gemacht werden.

8. Erforderlichkeit der Datenverarbeitung

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung als Immobilieneigentümer müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Verwaltungsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten können wir das Verwaltungsverhältnis in der Regel nicht aufnehmen oder ordnungsgemäß durchführen und müssten es gegebenenfalls beenden.
Sofern Angaben freiwillig erfolgen können, sind diese im jeweiligen Erhebungsformular entsprechend gekennzeichnet.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

9. Datenkategorien und Herkunft der Daten

Datenkategorien über Sie als Immobilieneigentümer
Je nach Vertragsverhältnis verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Stammdaten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), ggf. Geburtsdatum
  • Vertragsdaten: Verwaltungsverträge, Maklerverträge, Laufzeiten, Konditionen, Provisionsvereinbarungen
  • Objektdaten: Lage und Bezeichnung der Immobilie, Wohnungsnummer, Größe, Nutzung, ggf. Stellplätze
  • Abrechnungs- und Zahlungsdaten: Bankverbindungen, Hausgeld-/Miet- und Nebenkostenzahlungen, Rückstände, Kautionen, Abrechnungsposten
  • Identifikationsdaten: Ausweisdaten (z. B. Personalausweis) und Registerangaben (z. B. Handelsregisterauszug), soweit nach GwG oder anderen Vorschriften erforderlich
  • Kommunikationsdaten: Schriftverkehr per Post, E-Mail, Telefonnotizen
  • Schadens- und Versicherungsdaten: Angaben zu Schadensfällen, betroffene Objekte, Schadenshöhe, Versicherungsnummern

Herkunft der Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung direkt von Ihnen erhalten. Darüber hinaus können wir Daten aus folgenden Quellen erhalten, soweit dies zur Erfüllung unserer Aufgaben im Rahmen des mit Ihnen bestehenden Vertragsverhältnisses erforderlich ist:

  • Unterlagen des Vorverwalters (z. B. Eigentümerlisten, Abrechnungsunterlagen, Beschlusssammlungen)
  • Notarunterlagen und grundbuchbezogene Informationen, sofern uns diese von Ihnen oder einem früheren Vertragspartner bereitgestellt wurden oder ein berechtigtes Interesse besteht
  • öffentliche Register (z. B. Handelsregister, Grundbuch)
  • Auskunfteien (z. B. Bonitätsinformationen zu Ihnen als Vertragspartner)
  • ggf. weitere von Ihnen benannte oder beauftragte Dritte (z. B. Steuerberater, Rechtsanwälte)

Soweit wir im Rahmen der Verwaltung oder Vermarktung Ihrer Immobilie personenbezogene Daten Dritter (z. B. Ihrer Mieter, früherer Mieter oder Interessenten) verarbeiten, erhalten wir diese Daten in der Regel von Ihnen oder aus dem laufenden Verwaltungs- bzw. Vermarktungsprozess. Diese Dritten werden gesondert nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben informiert, soweit dies erforderlich ist.

10. Verarbeitung zu einem anderen Zweck

Eine Weiterverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für andere Zwecke als die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erfolgt ausschließlich, wenn dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Dokumentations- oder Nachweisverpflichtungen erforderlich ist oder wenn eine gesetzliche Grundlage dies ausdrücklich erlaubt.